Adminstração do Tempo

Alberto Alvarães*

 

Um grande inimigo da auto-motivação é a falta de administração de tempo. Certamente você já chegou ao fim do dia com uma sensação horrível de que "trabalhou muito e não fez nada". Outras sensações ruins são aquelas de que você não tem tempo para nada ou de que não consegue fazer aquilo que precisa ser feito ou de que tem um monte de coisas ainda por fazer. Na grande maioria das vezes, as pessoas se sentem assim e não conseguem fazer o que realmente deveriam fazer por causa de uma má administração do tempo. O tempo é imutável. Uma hora tem e continuará tendo sessenta minutos, um dia tem e continuará tendo vinte e quatro horas. As expressões "perder tempo" ou "ganhar tempo" são absolutamente irreais. Ninguém perde ou ganha tempo, o tempo está aí, passando, passando. Na realidade, o tempo é bem administrado ou não e, se você administra bem o seu tempo, encontrará auto-motivação para fazer cada vez mais coisas úteis.

E como administrar bem o tempo? Primeiramente tenho de deixar claro que a administração do tempo não é somente controlada pelo relógio. Além do relógio existe a bússola. Enquanto o relógio rege o tempo, a bússola rege a orientação, o caminho que deve ser seguido. Disto destacamos então os dois fatores chaves da administração do tempo: importância e urgência. Qualquer tarefa que você faça tem um determinado grau de importância e outro determinado grau de urgência. A importância é a bússola e a urgência o relógio de sua tarefa. Quando você se apropriar de uma tarefa, questione de imediato qual a sua importância e qual a sua urgência. Uma tarefa pode ser importante e urgente ou importante e não urgente ou não importante e urgente ou não importante e não urgente. São estas as combinações possíveis.

Como definir a importância ou urgência de uma tarefa? Simples: a urgência está relacionada com o relógio, portanto tem um tempo para ser executada. A tarefa será urgente se tem de ser executada hoje, amanhã, daqui a uma hora, depende do referencial. A tarefa não urgente é a que poderá ser executada em um largo prazo futuro. A importância está relacionada com a bússola, com a sua orientação, portanto a importância está relacionada com as suas visões. Se esta tarefa contribui de alguma forma para você alcançar alguma de suas visões (pessoal, profissional ou do trabalho), ela é importante. Se não, ela não é importante.
E o que fazer com cada uma destas tarefas? As tarefas importantes e urgentes devem ser executadas de imediato e com muita dedicação, pois o ajudarão a alcançar pelo menos uma de suas visões. As tarefas importantes e não urgentes devem ser realizadas o mais rápido possível e, aproveitando a não urgência, com um metódico planejamento. As tarefas não importantes e urgentes devem ser executadas o mais rápido possível e desprendendo o menor tempo possível, pois, normalmente, tratam-se de tarefas cotidianas cujo acúmulo atrapalha a execução das tarefas importantes. As tarefas não importantes e não urgentes você deve... bem, se possível jogar no lixo. Convenhamos, uma tarefa que não ajudará em nada para atingir qualquer uma de suas visões e que sequer tem um prazo considerável a ser cumprido, não agregará nenhum valor a sua vida. E pode ter certeza, quando você analisar cada uma de suas tarefas cotidianas pelo prisma de importância e urgência, verá que uma grande parte delas não tem nenhuma importância e nenhuma urgência. Eliminando-as você ficará mais livre para executar o que realmente é para ser executado.

Fonte: http://www.albertoalvaraes.adm.br/artigos/artigo001.htm